Ein KI Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegen, versteht Anliegen in natürlicher Sprache und bearbeitet Standardthemen selbstständig, als wäre er ein zusätzlicher Mitarbeiter. Komplexe Fälle werden gezielt an die zuständigen Personen weitergeleitet.
 

Mehr Erreichbarkeit, weniger Telefonstress, weniger verpasste Anrufe, entlastete Mitarbeitende und konsistente Auskünfte. HeyMaria sorgt dafür, dass Anrufe nicht verloren gehen, Routinethemen automatisiert werden und Ihr Team wieder mehr Zeit für Gäste und Kunden hat.

HeyMaria beantwortet wiederkehrende Fragen, nimmt Anfragen strukturiert auf, bucht Termine oder Reservierungen je nach Setup und leitet Sonderfälle nach klaren Regeln direkt per Telefon oder im Nachgang als E-Mail weiter.

Ein KI Telefonassistent entfaltet sein volles Potenzial nur mit sauberer Einrichtung, passenden Inhalten und kontinuierlicher Optimierung. Deshalb bekommen Sie persönliche Ansprechpartner und Support direkt aus Deutschland, damit alles reibungslos läuft.

Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit Ihnen. Wir klären Anwendungsfälle, bauen die Wissensbasis mit Ihren Informationen auf, definieren Regeln und testen typische Situationen. Danach optimieren wir laufend, damit der KI Telefonassistent im Alltag zuverlässig zu Ihren Abläufen passt.

Keine Sorge. Dann wird der Anruf gezielt an die passende Stelle per Telefon oder E-Mail weitergeleitet. Auf Wunsch mit einer kurzen Gesprächszusammenfassung, damit Ihr Team den Kontext sofort hat und nicht alles erneut abfragen muss.

HeyMaria ist für natürliche Telefonkommunikation ausgelegt. Anrufer können normal sprechen, ohne Tastendruck Menüs. Wie „menschlich“ es wirkt, hängt auch von der Einrichtung und den Inhalten ab, genau dabei unterstützen wir Sie.

Ja. Unsere KI Telefonassistenz kann parallel mehrere Anrufe abfangen, besonders in Stoßzeiten. Somit bleibt die Erreichbarkeit auch dann stabil, wenn es im Betrieb stressig ist oder gerade niemand ans Telefon gehen kann. Dadurch sinkt das Risiko, dass Anrufer auflegen oder zur Konkurrenz wechseln.
 

Ja, je nach Setup sind Integrationen möglich, zum Beispiel in Kalender, Reservierungssysteme, CRM, PMS oder andere Tools. Gemeinsam prüfen wir, welche Anbindungen wirklich sinnvoll sind und wie die Übergabe am besten funktioniert.

Ein Testaccount lässt sich meist schnell einrichten. Wie schnell es produktiv wird, hängt davon ab, wie viele Inhalte, Regeln und Abläufe Sie abbilden möchten und wie schnell und intensiv der Agent anschließend getestet wird. Das planen wir gemeinsam realistisch.

HeyMaria ist besonders geeignet für Hotellerie, Gastronomie und Tourismus, aber auch für andere serviceintensive Betriebe, in denen viele wiederkehrende Telefonanfragen anfallen und Erreichbarkeit wichtig ist, wie z.B. Friseurbetriebe oder Verwaltungen.

Sie können einen Testanruf über das Widget auf unserer Website machen oder ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren. Im Gespräch klären wir Ihre wichtigsten Anrufgründe und zeigen Ihnen, wie HeyMaria in Ihrem Betrieb konkret eingesetzt werden kann. Darüber hinaus gibt es für unsere Kunden eine 30 Tage Geld-zurück-Garantie ab Tag der Live-Schaltung des KI Telefonassistenten.

Ja. HeyMaria kann Gespräche in über 30 Sprachen führen und wechselt die Sprache im Gespräch automatisch, sobald sie erkennt, welche Sprache der Anrufer spricht. So können internationale Gäste direkt telefonieren, ohne dass Ihr Team eingreifen muss.

Ein KI Telefonassistent für Hotels kann wiederkehrende Gästeanfragen am Telefon selbstständig bearbeiten, zum Beispiel zu Check-in und Check-out Zeiten, Frühstückszeiten, Parken, Anreise, Haustieren, Wellness, Öffnungszeiten oder allgemeinen Hotelinformationen. Außerdem kann er Reservierungsanfragen, Rückrufwünsche und weitere Standardanliegen strukturiert aufnehmen und bei Bedarf an die richtige Stelle weiterleiten.

Ja. HeyMaria kann Reservierungsanfragen für Hotels telefonisch entgegennehmen. Voraussetzung hierfür ist eine Schnittstelle zu Ihrem PMS- oder Reservierungssystem, die wir bei Bedarf gerne herstellen.

Komplexe Anliegen wie Beschwerden, Umbuchungen, VIP-Anfragen, Gruppenbuchungen oder Sonderwünsche werden nicht einfach „irgendwie“ beantwortet, sondern nach Ihren Regeln gezielt weitergeleitet. HeyMaria erkennt solche Fälle anhand Ihrer Vorgaben und übergibt sie an die passende Stelle, zum Beispiel Rezeption, Reservierung, Sales oder Nachtdienst. Auf Wunsch inklusive kurzer Zusammenfassung.

Eine KI Telefonassistenz im Hotel entlastet die Rezeption, indem sie häufige Telefonanfragen übernimmt, die sonst ständig den Ablauf unterbrechen. Gerade in Stoßzeiten wie Check-in, Check-out oder während des Frühstücksservices sorgt das für weniger Unterbrechungen, mehr Ruhe im Front Office und mehr Zeit für Gäste vor Ort.

Ja, HeyMaria ist mehrsprachig. Die Assistentin kann z. B. auf Deutsch und Englisch mit Ihren Gästen kommunizieren – ideal für Hotels mit internationaler Kundschaft. Bei Anrufbeginn erkennt Hey Maria die Sprache des Gastes oder wechselt auf Wunsch ins Englische. Weitere Sprachen lassen sich bei Bedarf integrieren, damit wirklich jeder Gast in seiner bevorzugten Sprache Unterstützung erhält.

Ja. HeyMaria nimmt Hotelanrufe rund um die Uhr an und kann damit die telefonische Erreichbarkeit Ihres Hotels 24/7 verbessern, auch nachts, am Wochenende oder außerhalb Ihrer Rezeptionszeiten. So gehen weniger Anfragen verloren und Gäste erreichen immer jemanden.

Ja, wenn die Wissensbasis sauber eingerichtet ist. HeyMaria beantwortet Fragen auf Basis Ihrer freigegebenen Informationen und Vorgaben. Dadurch erhalten Gäste einheitliche Auskünfte zu Themen wie Storno Bedingungen, Zusatzleistungen, Parkkosten, Frühstück, Spa, Anreise oder Hausregeln. Das reduziert Fehler und Missverständnisse am Telefon.

Je nach System und Schnittstellen ist eine Anbindung an bestehende Systeme möglich, zum Beispiel an PMS/Hotelsoftware, Kalender, Reservierungs- und Anfragepostfächer oder CRM-Systeme. Im gemeinsamen Setup wird geprüft, welche Integrationen für Ihr Hotel sinnvoll sind und wie Informationen zuverlässig übergeben werden können.

Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit dem HeyMaria Team. Zuerst werden Ziele, typische Anrufgründe im Hotel und Ihre Abläufe besprochen. Danach wird ein Testaccount eingerichtet, die Wissensbasis mit Ihren Hotelinformationen aufgebaut und die Gesprächslogik konfiguriert. Vor der Live-Schaltung testen wir typische Hotelsituationen und optimieren anschließend laufend anhand realer Anrufe.

In den meisten Fällen ja. HeyMaria ist eine kosteneffiziente Lösung, weil sie fixe Personalstellen für die Telefonbetreuung einspart. Anstatt Gehalt, Sozialabgaben und Ausfallzeiten für eine neue Mitarbeiterin einplanen zu müssen, zahlen Sie bei Hey Maria ein planbares Entgelt für den Service. Dabei bewältigt eine einzelne KI-Assistentin beliebig viele Anrufe gleichzeitig, was mit menschlichem Personal nur durch mehrere Angestellte abdeckbar wäre. Sie erhalten also 24/7-Telefonservice auf hohem Niveau zu einem Bruchteil der Kosten, die ein zusätzliches festangestelltes Teammitglied verursachen würde. Zudem entfallen Kosten durch entgangene Anrufe oder verpasste Buchungen.

Nein. Eine KI Telefonassistentin für kleine Hotels kann genauso sinnvoll sein, oft sogar besonders. Kleine Teams profitieren stark davon, wenn jeder Anruf angenommen wird, vor allem bei Personalmangel oder außerhalb der Rezeptionszeiten. Größere Häuser profitieren zusätzlich von besserer Skalierung in Stoßzeiten und bei hoher Auslastung.

Das hängt vom konkreten Setup und den angebundenen Systemen ab. Entscheidend ist, welche Daten verarbeitet werden, welche Prozesse im Hotel abgebildet werden und welche Informationen die KI benötigt. Im Setup wird gemeinsam festgelegt, wie HeyMaria so eingerichtet wird, dass die Lösung zu Ihren Anforderungen und internen Prozessen passt.

Ein KI Telefonassistent für Restaurants kann wiederkehrende Gästeanfragen am Telefon selbstständig bearbeiten, zum Beispiel zu Öffnungszeiten, Reservierungen, Speisekarte, Allergenen, vegetarischen oder veganen Optionen, Abholung oder allgemeinen Informationen zum Restaurant. Außerdem kann er Reservierungsanfragen, Rückrufwünsche und Standardanliegen strukturiert aufnehmen und bei Bedarf an Ihr Team weiterleiten.

Ja. HeyMaria kann telefonische Reservierungsanfragen im Restaurant entgegennehmen. Voraussetzung hierfür ist eine Schnittstelle zu Ihrem Reservierungssystem, die wir bei Bedarf gerne herstellen.

Komplexe Anliegen wie Beschwerden, größere Gruppenreservierungen, Eventanfragen, individuelle Wünsche oder Rückfragen zu bestehenden Reservierungen werden nach Ihren Regeln gezielt weitergeleitet. HeyMaria erkennt solche Fälle und übergibt sie an die passende Stelle, zum Beispiel an Service, Restaurantleitung oder Eventverantwortliche, auf Wunsch mit Gesprächszusammenfassung.

Eine KI Telefonassistenz für Restaurants entlastet Ihr Team, indem sie häufige Telefonanfragen übernimmt, die sonst den Service unterbrechen. Gerade während des Mittags oder Abendgeschäfts, bei Personalmangel oder in Stoßzeiten sorgt das für mehr Ruhe im Ablauf, weniger Unterbrechungen und mehr Fokus auf Gäste vor Ort.

Ja, HeyMaria ist mehrsprachig. Die Assistentin kann z. B. auf Deutsch und Englisch mit Ihren Gästen kommunizieren – ideal für Restaurants mit internationalen Gästen. Bei Anrufbeginn erkennt HeyMaria die Sprache des Gastes oder wechselt auf Wunsch ins Englische. Weitere Sprachen lassen sich bei Bedarf integrieren, damit wirklich jeder Gast in seiner bevorzugten Sprache Unterstützung erhält.

Ja. HeyMaria kann Restaurantanrufe rund um die Uhr annehmen und damit Ihre telefonische Erreichbarkeit auch außerhalb der Öffnungszeiten verbessern. So gehen weniger Reservierungsanfragen und Rückrufwünsche verloren, selbst wenn gerade niemand im Restaurant ans Telefon gehen kann.

Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit dem HeyMaria Team. Zuerst klären wir Ihre Ziele, typische Anrufgründe im Restaurant und Ihre Abläufe. Danach wird ein Testaccount eingerichtet, die Wissensbasis mit Ihren Restaurantinformationen aufgebaut und die Gesprächslogik konfiguriert. Vor der Live Schaltung testen wir typische Situationen aus dem Restaurantalltag und optimieren anschließend laufend.

Ja. Gerade kleine Restaurants mit wenig Personal profitieren davon, wenn telefonische Reservierungen und Standardfragen zuverlässig angenommen werden, auch während des Services oder außerhalb der Öffnungszeiten. So wird das Team entlastet und weniger Anfragen gehen verloren.

Das hängt vom konkreten Setup und den angebundenen Systemen ab. Wichtig ist, welche Daten verarbeitet werden und welche Prozesse im Restaurant abgebildet werden sollen. Im Setup wird gemeinsam festgelegt, wie HeyMaria so eingerichtet wird, dass die Lösung zu Ihren Anforderungen und Abläufen passt.