KI Telefonassistent: Alle Funktionen im Überblick

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Funktionsweise eines KI Telefonassistenten — So funktioniert der KI Telefonassistent von HeyMaria

Unser KI Voicebot nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen und versteht Anliegen in natürlicher Sprache. Standardanfragen beantwortet er sofort selbstständig. Komplexe Fälle leitet er mit einer kurzen Gesprächszusammenfassung direkt an Ihr Team weiter.

Die Funktionen von HeyMaria im Detail

Erfahren Sie im Detail, wie unser KI Telefonassistent Anrufe entgegennimmt, Gespräche führt und sich in Ihre Abläufe einfügt.

Ein türkisfarbenes Abzeichen mit einem weißen Häkchen in der Mitte symbolisiert Qualität und Zuverlässigkeit. — Beantwortung typischer Fragen

Unser KI Telefon erkennt und beantwortet typische Kundenanfragen direkt am Hörer nach Ihren Informationen und Vorgaben. Das entlastet Ihr Personal spürbar und schafft wertvolle Zeit für komplexe Aufgaben.

Grafische Darstellung eines geschwungenen Pfeils in Türkis. — Weiterleitung von Anrufen

Komplexe Themen leitet der Voicebot gezielt an die richtige Stelle weiter. Exakt gesteuert nach Thema, Uhrzeit oder Abteilung. So landet jeder Anruf sofort beim passenden Ansprechpartner, wenn persönlicher Einsatz gefragt ist.

Mehrsprachige Anrufannahme

Der Voice Agent beherrscht über 30 Sprachen und erkennt automatisch die Sprache anhand der Vorwahl oder Sprache des Anrufers. So fühlen sich auch internationale Gäste von der ersten Sekunde an gut aufgehoben.

Illustration eines stilisierten Briefumschlags in Türkis auf weißem Hintergrund. — Zusammenfassung von Telefonaten

Nach jedem Telefonat versendet der KI Telefonassistent auf Wunsch eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail an die zuständigen Personen. So geht keine Information verloren und der Kontext ist sofort klar.

Zwei ineinandergreifende Zahnräder mit Pfeilen symbolisieren die nahtlose Anbindung an Systeme. — Vornehmen von Reservierungen & Buchungen

Wir verknüpfen den KI Voice Agent direkt mit Ihren bestehenden Tools. Er zieht Informationen nicht nur aus der Wissensbasis, sondern liest und schreibt aktiv in Ihren Kalendern, Reservierungssystemen (PMS) oder CRM-Programmen.

Illustration eines stilisierten Roboterkopfes in Türkis. — Einbindung als Chatbot

Mehr als nur KI Telefonie: Dieselbe Technologie lässt sich auch als intelligenter Chatbot direkt auf Ihrer Website integrieren. So holen Sie Ihre Kunden auf allen Kanälen ab.

Symbolbild eines Telefons mit Pfeil, das das Ausgehen von Anrufen darstellt. — Durchführung ausgehender Anrufe

Ihr Voice Agent kann (nach vorherigem Einverständnis der Kunden) selbstständig Anrufe tätigen. Beispielsweise für Terminbestätigungen, Erinnerungen oder Rückfragen.

Auswahl der passenden Stimme

Sie wählen zwischen verschiedenen männlichen und weiblichen Stimmen für Ihren KI Telefonassistenten. So passt die Stimme optimal zu Ihrem Betrieb und Ihren Gästen.

Klonen der eigenen Stimme

Sollte Ihnen keine der Standardsprachen gefallen, können Sie auch einfach Ihre eigene verwenden. Sie sprechen Ihre eigene Stimme einmalig ein und nutzen sie als Grundlage für Ihren KI Telefonassistenten.

Einrichtung modularer Skills

Sie definieren modulare Skills, die automatisch aktiviert werden, sobald relevante Schlüsselwörter im Gespräch auftauchen. Dahinter hinterlegen Sie ein individuelles Ablaufschema, das der KI Telefonassistent dann eigenständig durchläuft.

Einspielung realistischer Hintergrundgeräusche

Muss die KI kurz etwas nachschlagen, spielt sie dezente Büro-Geräusche ein. Das lässt das Gespräch natürlich wirken und sorgt für ein vertrautes Anruferlebnis.

Auswertung von Anrufen

Das System erfasst automatisch Kontaktdaten aus Gesprächen und vergibt passende Tags. So behalten Sie jederzeit einen strukturierten Überblick über Ihr Anrufaufkommen.

Verwaltung von Kontakten

Sie verwalten Ihre Kontakte zentral im System. Bekannte Anrufer werden dadurch beim nächsten Anruf z.B. automatisch namentlich begrüßt.

Automatisierte Aufbereitung Ihrer E-Mails

Unser System kann außerdem Ihre E-Mail-Postfächer automatisiert organisieren. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich, ohne dass Sie manuell sortieren müssen.

Das Dashboard der HeyMaria App geöffnet auf einem Laptop und auf dem Smartphone

Volle Kontrolle: Ihr Dashboard für die KI Telefonie

Im HeyMaria Portal sehen Sie alle Anrufe auf einen Blick: Anrufgründe, Weiterleitungen und Gesprächszusammenfassungen. Außerdem konfigurieren Sie hier Ihren Agenten und pflegen seine Wissensbasis. Wir werten die Daten gemeinsam mit Ihnen aus und optimieren Ihren KI Telefonassistenten laufend.

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KI entlastet. Wir begleiten.

Der KI Telefonassistent im Vergleich zu klassischen Lösungen

Herkömmliche Systeme stoßen bei den heutigen Kundenerwartungen schnell an ihre Grenzen. Entdecken Sie im Folgenden, wie sich unser intelligenter Voice Agent von starren Tastenmenüs oder einfachen Anrufbeantwortern unterscheidet – und warum ein smartes KI Telefon die deutlich bessere Wahl für Ihr Unternehmen ist.

Besser als Chatbots

Wer dringend Hilfe braucht, möchte nicht tippen. Chatbots wirken oft unpersönlich. Unser KI Telefonassistent verbindet die rasante Geschwindigkeit einer KI mit der natürlichen, empathischen Kommunikation eines echten Telefongesprächs.